申请留学签证分两步走：首先通过学校协助取得在留资格认定证明书（CoE），再凭该证明书提交正式签证申请。
在留资格认定证明书（CoE）交付的标准处理周期大致为1至3个月，但学校方面通常会建议学生按“1.5至2个月，或2至3个月”来预估。
为避免错过开学，建议提前准备并留出至少2—3个月（更稳妥为3—4个月）的时间作为缓冲，但这并非官方强制时限。
拿到在留资格认定证明书后，下一步该做什么？
提交CoE申请时，您通常已注明计划前往的日本驻外使领馆。除非中途搬迁，否则必须向居住地所属领事馆提交签证申请。
例如，日本驻华大使馆及各总领事馆的官网都清晰地列出了各自的管辖区域，去年我在大阪协助学生办理时，就遇到过因误选领区导致材料退回的案例。
必须在国内申请签证吗？
原则上，申请人须在国籍国或合法长期居留地的管辖公馆申请。若您当前所在国家持有合法居留身份，可直接在当地日本使领馆申请。
但若持短期旅游签证身份暂居他国，通常不可在第三国直接申请留学签证，如遇特殊情况需事前向该公馆咨询并按指示办理。
签证申请所需材料
各地要求略有差异，但通常需准备以下材料：
| 所需材料 | 说明与注意事项 |
|---|---|
| 近期证件照 | 照相馆或自助拍照亭拍摄，粘贴在签证申请表上 |
| 护照原件 | |
| 护照复印件 | 必须清晰——2024年秋季，北京领事馆曾因多份复印件模糊要求重交，耽误了不少学生的行程。 |
| 官方签证申请表 | 从使领馆官网下载 |
| 在留资格认定证明书 (CoE) | 自2023年3月17日起，日本出入国在留管理厅已正式允许通过电子邮件接收电子版在留资格认定证明书（电子CoE）。学校会将PDF文件或邮件转发给您。根据日本驻华各使领馆的规定，多数情况下可凭电子版CoE的打印件（复印件）申请签证，但这并非绝对规则。务必在提交前，查询您所在领区使领馆的官方网站，确认其对电子CoE的具体受理要求（是否接受打印件或有其他特殊规定）。 官方说明可参考https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/10_00136.html。 |
| 其他证明与费用 | 部分使领馆可能要求提供国内住址证明或居留身份证明（尤其非国籍国申请时）。部分领事馆收取签证费，请务必查阅官网确认费用标准及支付方式。 |
填写签证申请表
两页签证申请表可在任一日本使领馆官网下载，可电子填写或手写。
关键提示：
- 姓氏（家族名）需大写
- 仔细勾选所有适用选项
- 护照类型选”普通护照”（除非另有说明）
- 在留资格认定证明书编号：填写CoE顶部显示的号码
其他常见栏位填写：
| 申请表栏位 | 填写指南 |
|---|---|
| 访日目的/在留资格 | 根据学校性质填写”日语学习”或其他对应事由 |
| 计划停留时间 | 按CoE有效期或课程时长填写（两者均可） |
| 入境口岸 | 填写计划抵达的机场（无需已订机票，预估日期和机场即可） |
| 日本住址 | 若暂无固定住所，可填写临时住宿酒店地址 |
担保人与邀请人栏怎么填？
这两栏常让申请人困惑。多数学生签证申请人中，担保人与邀请人均为同一主体——即您的语言学校。
两栏均可填写学校名称、地址及电话。若使领馆要求填写个人而非机构，学校通常会提供校长或行政负责人的联系方式。
最终签名须知
无论电子填写或手写，必须打印后亲笔签名。日本领事馆通常要求手写签名，打印体签名无效。
签名前请再次核对所有信息。如有不确定的填写项，务必联系学校或领事馆确认。
使领馆提交申请流程
各使领馆流程不同，请查询官网确认：
- 是否接受现场办理或需预约
- 预约是否需提供CoE编号
- 是否支持邮寄申请（部分地点允许）
对于在中国大陆的申请者而言，需要特别注意，日本驻华大使馆及各总领事馆原则上不直接受理个人的留学签证申请。
申请人必须通过使领馆指定的代办机构递交材料。
处理时长因申请方式和地点而异，通常需5个工作日至2-3周。
终极提醒与规划建议
- 在留资格认定证明书的有效期原则上为“自签发日起3个月（约90日）”，必须在此期间内入境日本，否则CoE将失效。官方说明请见。
- 若因延期入学等原因导致CoE超期，需按照出入国在留管理厅及使领馆的最新指示办理，通常需要重新申请或按要求补充证明材料。
- 务必保存CoE电子版，未来续签或文件核查时可能用到
- 未拿到贴有签证的护照前，切勿预订不可退改机票
- CoE有效期虽为3个月，但实际办理中仍需预留充足时间，建议预留至少15天缓冲期，别让签证卡住开学日。
